A administração financeira dos condomínios é um dos principais aspectos que garante que o local seja estruturado, organizado e harmonioso. O síndico é o profissional responsável por manter as coisas em ordem, é ele que deve planejar as etapas rumo a uma gestão eficiente.
Se no corpo humano, o cérebro é o órgão fundamental, pois controla os outros órgãos, a administração é a atividade mais importante de uma empresa ou, no caso, de um condomínio. É através dela que se pode gerir os recursos, organizar e delegar tarefas.
Alguns síndicos por falta de conhecimento ou mesmo despreparo acabam cometendo alguns erros que comprometem a saúde financeira do condomínio.
Confira neste artigo três erros comuns da administração financeira em condomínios e não os cometa na sua gestão.
Conceito de administração
Antes de detalhar quais os erros mais cometidos na administração financeira dos condomínios é importante entender o conceito de administração.
A Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Atuária da Universidade de São Paulo (FEA USP) conceitua como administração a tomada de decisão sobre recursos disponíveis, trabalhando com e através de pessoas para atingir objetivos, é o gerenciamento de uma organização, levando em conta as informações fornecidas por outros profissionais e também pensando previamente as consequências de suas decisões.
Interessante que o conceito inicia com “tomada de decisão” e finaliza com “consequência de suas decisões”, ou seja, para tudo que se fizer (certo ou errado) terá uma reação. Desse modo é necessário ser um bom administrador para obter sucesso na gestão.
Obviamente, essa não é uma tarefa simples. Para ser um bom administrador é necessário ter capacitação, atenção aos detalhes e resiliência, essas habilidades bem desenvolvidas são decisivas para o sucesso do síndico.
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A importância da administração financeira dos condomínios
A administração financeira, sem dúvidas, é a parte mais sensível da gestão. Ela engloba planejamento, previsão orçamentária, fluxo de caixa, cobrar condôminos inadimplentes, administrar o fundo reserva e prestar contas.
O planejamento financeiro é um conjunto de práticas e estratégias voltadas a gerenciar o dinheiro. Essas práticas são realizadas por administradores ou, no caso do condomínio, o síndico que é o responsável legal.
No planejamento as metas são traçadas e calculadas, ou seja, personalizadas de acordo com os objetivos do condomínio.
Um bom planejamento financeiro minimiza riscos e colabora muitas vezes para que o condomínio saia do vermelho.
Na gestão financeira, o dinheiro condomínio é administrado em prol do interesse comum, seja para manutenção preventiva, obras e reformas, folha de pagamento, compras de insumos ou o que mais possa precisar.
Não basta gastar, vai ter que prestar contas e é nessa etapa que muitas vezes os síndicos cometem erros. Os balanços financeiros são anuais e devem ser apresentados para todos os condôminos em assembleia.
A previsão orçamentária é parte do planejamento. No cálculo é possível ter uma ideia de quanto o condomínio precisa arrecadar com a taxa condominial para suprir as despesas, por exemplo.
O fluxo de caixa registra as entradas e saídas de dinheiro do condomínio, essa tarefa é muito delicada e requer muita responsabilidade do síndico, podemos afirmar que na administração financeira em condomínios isso é extremamente importante.
A cobrança é a parte mais crítica do planejamento financeiro, pois sem dinheiro em caixa não se faz nada. Muitos síndicos na hora de cobrar condôminos não sabem como proceder e optam por terceirizar o serviço.
O fundo reserva, como o próprio nome supõe, é uma quantia guardada para despesas emergenciais. Muitos condomínios não conseguem ter essa quantia por conta da má administração e os que têm, acabam usando para despesas ordinárias.
Dica: conheça mais sobre os conceitos ligados à administração condominial neste Glossário e não tenha mais dúvidas.
3 erros comuns nas finanças dos condomínios
O síndico, como representante do condomínio eleito em assembleia, deve zelar para que a administração financeira dos condomínios seja eficiente. Veja a seguir três erros comuns que a maioria dos síndicos comete.
1- Falta de planejamento financeiro
No tópico anterior, pode-se perceber a importância do planejamento financeiro em condomínios. Essa atividade é básica e essencial para que tudo ocorra bem.
Sem planejamento financeiro não é possível pagar contas, realizar reformas, contratar serviços e outros.
Não ter um planejamento financeiro significa ignorar responsabilidades e eventuais imprevistos, o que pode ser fatal para as contas.
O síndico deve separar um período seja no início ou fim do ano para fazer um planejamento financeiro anual. Assim, será mais fácil ajustar ações ao longo do ano. Por exemplo, a necessidade de uma reforma não prevista no salão de festa.
2- Não cobrar devidamente
Alguns síndicos não querem se indispor com os condôminos e não os cobram devidamente. Se o condômino está inadimplente é hora de agir e reverter esse quadro.
Recolher a taxa condominial garante que as despesas ordinárias fiquem em dia e, em alguns casos, garantem dinheiro em caixa.
Dada à importância de se cobrar devidamente, alguns síndicos podem contratar uma garantidora. Este tipo de serviço auxilia o síndico a lidar com a cobrança e não deixar a situação ficar crítica.
3- Não controlar os gastos
Se o planejamento e a cobrança estão sendo feitos, também é preciso controlar os gastos, para alguns síndicos é nessa hora que tudo desanda.
Em razão das contas estarem em dia, o síndico pode ter a falsa sensação de que pode gastar como bem entende, e isso é um grande erro. Primeiro que os gastos com obras ou reformas emergenciais (ou não), devem ser votados em assembleia, segundo, que ele está lidando com o dinheiro alheio.
O controle de gastos também envolve discernimento e critério. Por que gastar com coisas desnecessárias? Por exemplo, se a pintura do salão de festas está ok, por que mudar?
Para não cometer erros na administração financeira de condomínios, o síndico precisa ser capacitado, atencioso e planejar.
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