Plano de ação para síndicos: conheça e utilize o método 5W2H

Um plano de ação para síndicos é importante porque além de servir como uma espécie de guia para as metas a serem alcançadas, ajuda na tomada de decisão na execução de um projeto. Nesse contexto, a metodologia 5W2H oferece suporte no planejamento.

Com metas bem definidas e outras questões sendo detalhadas, é muito mais fácil de se obter sucesso em um projeto.

Afinal, o condomínio possui muitas demandas administrativas e é tarefa do síndico executá-las com profissionalismo e dedicação. Por isso, ele é o responsável por conduzir a elaboração do planejamento estratégico.

Confira neste artigo o que é o método 5W2H e qual a importância do mesmo para o plano de ação para síndicos 

O que é a metodologia 5W2H?

A metodologia 5W2H foi criada para planejar, agilizar e facilitar qualquer meta que deseja ser alcançada, pois, detalha custos, prazos e responsabilidade dos envolvidos em um projeto.

O método é simples, mas bastante eficaz caso seja aplicado corretamente. Pode ser usado para atividades do dia a dia até coisas mais complexas, envolvendo uma ou mais pessoas.

O síndico pode utilizar essa metodologia para organizar sua rotina, por exemplo, e também planejar reformas no condomínio. 

É importante utilizar de forma adequada a ferramenta e ter atenção aos detalhes.

O que significa a sigla 5W2H?

A sigla é relacionada a sete questionamentos que norteiam a metodologia. As perguntas em inglês, adaptadas ao português, ficam da seguinte forma:

5W

What – O que será feito?

Why – Por que será feito?

Where – Onde será feito?

When – Quando?

Who – Por quem será feito?

2H

How – Como será feito?

How much  – Quanto vai custar?

Perceba que as perguntas são bem específicas, o que facilita a elaboração do plano de ação para síndicos.

Passo a passo de como aplicar o 5W2H em um plano de ação para síndicos

Basicamente, são quatro etapas que devem ser seguidas pelo síndico ou o responsável pela elaboração:

1. Separe o material onde será detalhado o projeto, este pode ser físico (caderno, bloco de anotações, folha de papel) ou digital (planilha do excel, trello, google docs). O meio digital possibilita melhor compartilhamento e visualização por todos os envolvidos no projeto;
2. Liste as tarefas que pretende executar; 
3. Defina todos os envolvidos, prazos de execução das tarefas e os recursos que serão utilizados;
4. Agora é a hora de responder às perguntas da sigla.

Atenção!

Caso o projeto envolva mais de um setor do condomínio, deve-se responder às perguntas em cada setor e depois elaborar um documento único detalhando tudo.

As perguntas devem ser respondidas com segurança e honestidade, disso vai depender o sucesso do projeto.

O que vai determinar o tempo de elaboração desse passo a passo é a complexidade da meta a ser alcançada. Quanto mais complexo, maior será o tempo de elaboração.

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Exemplos de projetos onde aplicar o 5W2H

Ao lado de cada tópico, você verá uma ação relacionada como exemplo do que colocar na planilha. Isso porque existem projetos que não podem ser feitos todos no mesmo dia, ou seja, é preciso dividir em tarefas menores até a conclusão.

• Reforma do salão de festas; (Ex: comprar materiais);
• Contratação de uma empresa terceirizada (Ex: comunicar aos condôminos);
• Ações para redução do consumo de energia elétrica (Ex: pesquisar empresas de energia solar);
• Ações para redução da inadimplência (Ex: assinar contrato com a garantidora);
• Ações para promover sustentabilidade no condomínio. (Ex: comprar lixeiras de coleta seletiva)

Por que é importante ter um plano de ação para síndicos?

Os condomínios da mesma forma que as empresas precisam determinar objetivos e metas, que visam a solução de algum problema seja ele recorrente ou não.

Obras e reformas podem ser esses tais problemas que o síndico tem que lidar durante sua gestão. Apesar do síndico ser o responsável legal pelo condomínio, há muitas decisões que essa pessoa não pode tomar sozinha.

Por exemplo, ao se planejar obras e reformas o síndico pode incluir todos nessa etapa: condôminos, colaboradores e prestadores de serviço. Lembrando que tais melhorias devem ser aprovadas em assembleia antes da execução.

Não ter um plano de ação faz com que os objetivos não sejam alcançados e pode gerar prejuízos, como, por exemplo, obras inacabadas.

Um plano de ação deve considerar os aspectos particulares do empreendimento: os problemas recorrentes, o que e como foi solucionado, quem solucionou, entre outros, com isso fica mais fácil prever eventos futuros e planejá-los.

Vantagens de implementar o 5W2H em seu projeto

Mais produtividade

Um dos principais benefícios de utilizar a metodologia 5W2H em seu projeto é o ganho de produtividade. Não ter uma visão global do que precisa ser feito pode atrasar o que é prioridade.

Redução de prejuízos

Com o detalhamento do que vai ser feito é pouco provável que se comece uma obra ou reforma e não tenha dinheiro em caixa para terminar, pois, com esse detalhamento a margem de erro diminui. 

Credibilidade e transparência

Com a elaboração de um documento detalhado do que será feito, os condôminos terão acesso a valores, motivo do projeto, prazo de execução, entre outras questões, o que acaba gerando uma relação de mais confiança entre condôminos e síndico.

Agora que você já sabe o que é a metodologia 5W2H e sua importância no plano de ação para síndicos, que tal começar a usá-lo? 

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