A gestão de condomínios para síndicos engloba planejamento, execução e resultados. Esses três pilares básicos se desdobram em muitos outros de acordo com a complexidade do que se pretende realizar.
A pessoa do síndico é responsável pela administração do condomínio e pode até contar com ajuda de empresas terceirizadas, mas é ela quem toma as decisões finais.
Para realizar uma boa gestão, seja ela assistida ou não, o síndico deve estar atento a questões de ordem financeira, jurídica e estrutural.
Neste artigo você vai encontrar 5 dicas essenciais para uma gestão de sucesso. Continue a leitura e confira!
O que é gestão?
O conceito de gestão é bem amplo e envolve diversas áreas de atuação. Utilizamos gestão em educação, medicina e em metas ou sonhos pessoais. Utilizar a gestão é o que nos possibilita organizar o que quer que seja.
De acordo com o portal do Ministério da Infraestrutura, foi a partir da revolução industrial (século XVIII) que estudiosos começaram a se atentar para esse assunto.
“Somente no início do século XX que a gestão administrativa voltava-se para a organização em vez do desempenho laboral. Defendia-se uma organização hierárquica com níveis de gestão superiores, médios e inferiores e uma cadeia clara de controle e comando.”
As ideias sobre gestão iniciadas no século XX de alguma forma perduram até hoje. Mas, é importante lembrar que até a hierarquia foi questionada e novas maneiras de gerenciar projetos e tarefas foram desenvolvidas.
Porém, uma coisa permanece toda vez que pensamos em gestão: a necessidade de organização, controle e comando. Aspectos que podem estar centralizados ou não nas mãos de uma, ou mais pessoas.
Os 3 pilares da gestão de condomínios para síndicos
O dicionário Michaelis conceitua um pilar como algo Que dá estabilidade ou segurança; apoio, arrimo, suporte. Essa definição do dicionário ajuda a pensar o que é a gestão de condomínios para síndicos.
Assim, entendemos que a gestão é regida por 3 princípios: planejamento, execução e resultados.
Planejamento, primeiro pilar da Gestão de Condomínios
O planejamento é o primeiro item em que se deve ter bastante atenção quando queremos realizar algum feito. Planejar é projetar algo para o futuro a curto, médio ou longo prazo.
No planejamento podemos identificar lacunas, riscos e possíveis resultados. É no planejamento que identificamos os envolvidos e delegamos tarefas.
Execução
Feito o planejamento e este sendo aprovado pelas partes interessadas, é hora de executar. Tira tudo do plano das ideias para algo concreto e palpável.
Aqui precisamos colocar a “mão na massa”, literalmente. Se for uma reforma que esteja sendo projetada é a hora da compra dos materiais necessários, contratação de pessoal e máquinas.
A execução geralmente é a parte mais longa do projeto, pois envolve muitos fatores.
Resultados
Após as duas etapas, você irá avaliar o resultado daquilo que foi planejado e depois executado. Nessa fase também é feito o balanço do que foi realizado, se tudo saiu nos conformes ou se será preciso fazer um novo planejamento.
5 dicas essenciais na gestão de condomínios para síndicos
1. Utilize o método 5W2H na organização de projetos
A simplicidade em elaborar um projeto através do método 5W2H é o que o traz como dica número 1, esta ferramenta é muito usada em planejamentos em geral e pode ser muito útil na gestão de condomínios.
A metodologia consiste em responder às perguntas que compõe a sigla:
5W
What (o que será feito?);
Why (por que será feito?);
Where (onde será feito?);
When (quando?);
Who (por quem será feito?).
2H
How (como será feito?);
How much (quanto vai custar?).
Os questionamentos devem ser respondidos de forma objetiva, honesta e distinta, pois não existe certo ou errado e sim consciência do que se está fazendo. Aliás, um dos benefícios desse método é a visão global de tudo que se necessita para realizar o projeto.
Como o método 5W2H é bem detalhado e completo, seus projetos no condomínio terão mais credibilidade e transparência, e os condôminos ficarão mais satisfeitos com a sua gestão.
Contar com a metodologia 5W2H para a gestão de condomínios contribui com o cumprimento dos pilares de gestão. Para colocá-lo em prática, baixe agora mesmo a planilha 5W2H para condomínios e organize seus projetos!
2. Delegue funções
O síndico pode concentrar as decisões, porém, não deve fazer tudo sozinho. Por exemplo, no planejamento de uma obra ou reforma utilizando o método 5W2H tem um item em que se detalha: por quem será feito?
Saber delegar funções é direcionar uma tarefa para outra pessoa capacitada fazer sem deixar de supervisionar e oferecer suporte quando necessário.
Na administração de condomínios o síndico também pode dividir tarefas com o subsíndico e o conselho.
3. Controle da inadimplência
A gestão financeira é o grande desafio do síndico, pois o controle financeiro nem sempre é fácil devido à inadimplência.
Controlar a inadimplência é garantir que as despesas do condomínio sejam pagas em dia e a previsão orçamentária será cumprida.
Nessa tarefa o síndico pode contar com o apoio das garantidoras, empresas especializadas em cobrança garantida.
4. Planejamento financeiro
Sem um planejamento financeiro fica inviável honrar com os compromissos, pagar contas, realizar reformas, contratar e pagar colaboradores, comprar materiais.
O planejamento financeiro é feito anualmente, geralmente pelo síndico e a administradora, e deve ser elaborado com o rigor e a seriedade que a atividade merece.
5. Relacionamento amigável e mediação de conflitos
O síndico deve ter uma relação de respeito e confiança com os condôminos. Ser síndico é administrar o patrimônio alheio.
Não é legal o síndico esconder dos condôminos a real situação do condomínio caso este esteja passando por um momento difícil de gestão. Ao compartilhar o problema com responsabilidade (sem causar pânico desnecessário) é mais fácil achar a solução.
Além disso, no condomínio é normal que ocorram conflitos seja entre condôminos ou entre condôminos e colaboradores. Assim, o papel do síndico é mediar esses conflitos conversando e entendendo a queixa de cada um.
Importância da gestão de condomínios para síndicos
A importância da gestão de condomínios para síndicos consiste na administração correta do empreendimento e em fazer jus à atividade ao qual a pessoa se comprometeu.
Leia também: Marketing Pessoal: Entenda a importância para a carreira do síndico!
Ser gestor é ter sede de conhecimento e se capacitar para a função, os desafios de administrar um condomínio são muitos e o síndico legalmente pode contar com parcerias na administração.
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