O papel das administradoras de condomínio é muito importante, pois elas são as responsáveis juntamente com os síndicos pelo gerenciamento do dia a dia de um condomínio. E dentro dessa função macro, há diversas tarefas, incluindo a gestão administrativa e os recursos humanos, como:
- Contabilização de receitas e despesas
- Elaboração das folhas de pagamento e realização dos pagamentos
- Organização da pasta de prestação de contas mensais
- Gerenciamento do fundo de reserva e fundo de obras
- Gestão operacional do condomínio
- Assessoria antes e depois das assembleias gerais, entre outros.
Ou seja, a missão de garantir que o condomínio funcione plenamente e de auxiliar o síndico em todas as suas decisões é das administradoras.
Além disso, é importante ressaltar que uma administradora tem que organizar a gestão condominial de diversos clientes ao mesmo tempo e, entre as atividades, aquelas que estão ligadas ao financeiro de um condomínio, como gerenciar folha de pagamento, elaborar previsões orçamentárias, prestar contas e controlar a inadimplência, são de longe, as atividades que mais ocupam o tempo.
Aumentar a carteira de clientes: os prós e contras
Lidar com vários clientes ao mesmo tempo tem seus prós e contras. Assim como em qualquer outro segmento, a prospecção de clientes para as administradoras é algo desejado e fundamental para atingir o sucesso no mercado de condomínios.
No entanto, com a alta carga de atividades e responsabilidades das administradoras, caso a gestão dessa carteira de clientes e a projeção do crescimento não sejam feitas de forma planejada e estratégica, as dificuldades podem começar a aparecer.
Com maior número de clientes, aumenta também a carga de trabalho. Os funcionários podem ficar sobrecarregados, os custos de operação tendem a crescer e a qualidade do atendimento pode cair.
Além disso, atrair novos condomínios para a carteira de clientes não é uma tarefa fácil. É preciso investir em estratégias para que a prospecção funcione e ainda mais esforços para manter o alto nível de qualidade e conseguir a retenção desses novos clientes.
Como crescer o número de clientes de forma sustentável e não perder a qualidade do serviço?
Mas então, como é possível crescer de maneira calculada, aproveitando os diversos benefícios de ter uma administradora em pleno crescimento?
Confira abaixo algumas dicas de como aumentar a sua carteira de clientes de maneira planejada e estratégica:
1 – Treine a sua equipe para conseguir enxergar as oportunidades: mais do que oferecer um serviço, é preciso entender como ele pode ser útil e fazer a diferença para o condomínio, o síndico e seus moradores. Oriente o seu time sobre quais lacunas existem e onde há chances de se inserir.
2 – Analise a concorrência: pesquise sobre as práticas dos concorrentes ou de negócios similares ao seu. Se possível, converse com outros administradores de condomínios, mesmo que sejam de outras regiões, para saber como eles lidam com a questão. Uma boa dica é frequentar os eventos do segmento para realizar essa pesquisa.
3 – Invista em parcerias: outras empresas do ramo condominial podem ser de grande ajuda nesse processo de expansão. Um exemplo de potenciais parceiras são as Garantidoras, que podem absorver parte das tarefas que demandam tempo e pessoal da sua administradora, aliviando em alguns pontos críticos que podem estar atrapalhando o seu crescimento.
Por que firmar parceria com uma Garantidora é importante para o sucesso na ampliação da carteira de clientes?
As Garantidoras de condomínios atuam na área financeira e são empresas responsáveis por assegurar mensalmente os recursos financeiros e por assumir a cobrança extrajudicial e judicial de taxas condominiais com bastante profissionalismo.
Ou seja, além de ficar responsável por toda a parte financeira, no caso de inadimplência condominial, a garantidora repassa integralmente o montante da receita e depois aciona o inadimplente para fazer a cobrança e receber o valor. O grande benefício é que o síndico passa a contar mensalmente com 100% das taxas condominiais e tanto ele quanto as administradoras se livram da missão de fazer cobrança e ter que acionar extra ou judicialmente o inadimplente.
Dessa maneira, ao firmar uma parceria com uma Garantidora, a Administradora pode passar a não se preocupar mais com as tarefas e custos relacionados à cobrança condominial, estando livre para se dedicar a outras funções, bem como planejar e colocar em prática o crescimento da sua carteira de clientes.
Além disso, não só a Administradora ganha com essa parceria, mas também o síndico e condomínio como um todo, que passam a contar com um fluxo de caixa estável e previsível, com a praticidade em emitir e enviar boletos, com a redução de custos com mão de obra, com relatórios transparentes e completos, com a garantia de caixa para manutenção de serviços, execução de obras, pagamento de funcionários, entre outros.
Como ser uma Administradora parceira da LLZ?
A LLZ Solução Cobrança pertence ao Grupo LLZ, atuante no ramo imobiliário desde 2008. Nosso objetivo é fazer parcerias com síndicos e condôminos de condomínios residenciais e comerciais, visando valorizar o imóvel e suas unidades autônomas, melhorando a qualidade de vida dentro dos condomínios, por meio de uma gestão simplificada, garantindo a receita condominial e liberando-os de qualquer envolvimento com a cobrança das taxas condominiais e com a inadimplência.
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