Essas afirmações assombram a sua gestão?
- Tenho muitos problemas com a minha equipe interna;
- Falta tempo para gerenciar o trabalho dos colaboradores;
- Já perdi a conta dos processos trabalhistas;
- A rotatividade dos funcionários é grande;
- Os moradores têm reclamado dos serviços.
Administrar um condomínio não é uma tarefa simples. A função exige atenção a diferentes rotinas para garantir o bom andamento das atividades e satisfação de todos.
Mas existem formas de simplificar esse processo e uma das mais eficientes é adotar os serviços terceirizados. A terceirização em condomínios é uma opção cada vez mais presente no mercado por oferecer mão de obra especializada e bem treinada, além de otimização de tempo e recursos.
É possível terceirizar áreas específicas, como de segurança, limpeza, portaria, jardim e serviços de manutenção predial ou até mesmo 100% do quadro de funcionários. O importante é consultar a legislação vigente para saber quais são as regras deste tipo de vínculo e como elas podem impactar no momento da contratação da empresa.
Principais atribuições da empresa
- Oferecer funcionários para as devidas funções;
- Não deixar o condomínio sem trabalhador;
- Desenvolver uma escala inteligente e econômica;
- Treinar os colaboradores sistematicamente;
- Prover os equipamentos de trabalho dos funcionários;
- Cumprir com o que foi acordado em contrato;
- Oferecer direcionamento e feedbacks aos funcionários;
- Providenciar a troca de funcionários em caso de necessidade.
Nesse formato, o síndico não precisa se preocupar com a gestão social e financeira dos colaboradores.
O condomínio paga o que foi acordado à empresa e a mesma deve assumir não apenas o salário dos funcionários, como também as horas extras e todos os impostos e encargos, qualificar seus trabalhadores e oferecer o melhor serviço.
Vantagens da terceirização em condomínio
Acesso a profissionais treinados e experientes
Nem sempre é fácil encontrar bons profissionais no mercado, em especial quando se tem uma necessidade mais urgente. E essa é uma das maiores vantagens na contratação de serviços terceirizados. A empresa possui mão de obra altamente qualificada e cada trabalhador é focado em uma única área.
Redução da burocracia na contratação e administração de pessoal
Questões previdenciárias, trabalhistas, documentação… Toda a parte burocrática da contratação de funcionários passaria a ser responsabilidade da empresa terceirizada. É ela quem realiza a seleção de profissionais e todo o seu registro.
Escala mais organizada, mesmo com faltas
Programar a rotina, tarefa que toma um bom tempo do gestor, será eliminada ao contratar a terceirização de serviços. A própria empresa levanta quais são as necessidades do condomínio e organiza a escala da forma que funcione melhor para aquela realidade. E quando um funcionário faltar, ela prontamente consegue fazer a substituição.
Otimização de tempo
Com a contratação de serviços terceirizados, o síndico ou o administrador do condomínio consegue ter mais tempo livre para se dedicar a questões mais importantes, como a gestão do condomínio.
Ajustes de acordo com a necessidade do condomínio
Terceirizar serviços possibilita uma flexibilidade maior no atendimento de demandas. É possível, por exemplo, aumentar ou reduzir o número de funcionários de forma mais prática e sem custos exorbitantes.
Aliás, caso o condomínio não esteja satisfeito com o colaborador oferecido pela empresa terceirizada, é só solicitar outro.
Economia é relativa
Contratar funcionários representa um custo elevado para o condomínio, já que contempla, além do salário, 13º, horas extras, encargos trabalhistas, uniformes e benefícios. Essas responsabilidades passam a ficar a cargo da empresa terceirizada, assim como os investimentos em equipamentos de limpeza, manutenção e jardinagem.
Além disso, a terceirização em condomínios elimina:
- Despesas relacionadas ao desligamento de um colaborador;
- A necessidade de contratar um temporário, já que existe reposição de funcionário em férias;
- Horas extras ao substituir um colaborador que falte;
- Investimento com treinamentos.
Por outro lado, os custos com uma empresa séria de terceirização não se afastam muito do que custaria um funcionário próprio, uma vez que os encargos e direitos trabalhistas serão incluídos na taxa que será paga pelo condomínio.
E não se engane com terceirizadoras que têm valor baixo no mercado. Isso pode significar que ela não está pagando os colaboradores de forma justa ou que não quitando os encargos trabalhistas e tributos, o que pode trazer dor de cabeça pro condomínio no futuro.
E as desvantagens, existem?
O principal risco que se corre ao contratar uma terceirizadora é acabar com um inesperado passivo trabalhista para arcar.
Se a empresa não pagar em dia os direitos e encargos dos funcionários, o condomínio precisará assumir esses valores. Isso porque, como foi quem recebeu os serviços efetuados, é co-responsável pelo pagamento.
Daí a importância do síndico acompanhar de perto a empresa contratada, conferindo sempre se os encargos estão sendo pagos corretamente, como INSS, Fundo de Garantia, horas extras.
Também é fundamental evitar que a relação do condomínio com os funcionários configure vínculo empregatício. Se um funcionário comprovar na justiça que recebeu ordens do síndico ou zelador, há chances dele mover e ganhar uma ação trabalhista.
Por isso, quem deve dar ordens aos funcionários é um supervisor encarregado da empresa terceirizadora.
Outro risco que se corre é quando os funcionários são substituídos com recorrência. Isso pode comprometer a segurança do condomínio e deve ser acompanhado de perto, principalmente para a vaga de portaria.
Cuidados na hora de contratar uma empresa de terceirização
É importante prestar atenção em alguns aspectos ao selecionar a empresa que irá prestar os serviços para o condomínio.
Verifique há quanto tempo ela está no mercado e procure por outros clientes para saber como é o atendimento oferecido, e se estão satisfeitos.
Importante avaliar também os diferenciais competitivos, para saber se a prestação de serviço incorpora as evoluções do mercado e da tecnologia, como projetos que englobam soluções de Inteligência Artificial.
Outras pontos para se atentar:
- Realize vários orçamentos e não escolher a empresa somente por preço;
- Verifique se é uma empresa idônea, que paga os funcionários em dia e todos os encargos trabalhistas;
- Peça todas as certificações de quitação de débitos junto ao INSS, FGTS, prefeitura, Receita Federal, entre outros órgãos;
- Avalie a solidez financeira da empresa, atuação no mercado e qualificação dos profissionais;
- Saiba se a empresa tem sede própria;
- Certifique-se de que a empresa não paga menos do que o piso da categoria aos funcionários;
- Cheque o CPF dos donos da empresa e se não há nenhuma pendência em seu nome;
- Pesquise problemas judiciais da empresa e reclamações em sites específicos;
- Verifique se as empresas são filiadas a sindicatos ou associações e peça atestados de idoneidade;
- Observe como é a contratação e treinamento dos colaboradores;
- Confira se a empresa fornece uniformes, equipamentos e produtos para a execução do trabalho;
- Pergunte sobre a possibilidade de flexibilizar a contratação, caso tenha perspectivas de ampliar ou reduzir sua operação com o passar do tempo.
E o que deve constar no contrato?
Um bom contrato, que defina quais são as obrigações das duas partes, é fundamental. Veja abaixo alguns pontos que não podem ficar de fora:
- Valor do contrato com detalhamento do escopo de trabalho, dos equipamentos e dos serviços a serem prestados;
- Acordo por nível de segurança de serviço exigido para cada local;
- O pagamento das faturas só deve ser efetuado mediante a comprovação dos holerites de pagamento dos funcionários e das guias de recolhimento de tributos individuais;
- Como será feita a substituição de funcionários, em caso de impedimento;
- O valor da hora trabalhada e das horas extras;
- O número mínimo de vezes que o supervisor encarregado irá passar no condomínio;
- Uniformes, seguro de vida, cestas básicas e outros benefícios aos funcionários, se existirem;
- A forma de cobrança que será feita ao condomínio;
- O número de funcionários a serem cedidos, bem como a carga horária de trabalho dos mesmos;
- O treinamento exigido dos funcionários;
- O índice de reajuste dos serviços;
- Caso haja multa por quebra de contrato, que a mesma tenha validade para ambos os lados;
- Assistência jurídica integral ao condomínio, em caso de reclamações trabalhistas.
O que exigir da terceirizadora durante a vigência do contrato
Para garantir que o trabalho esteja caminhando dentro dos conformes e evitar complicações futuras, é importante criar uma rotina recorrente para checar a empresa contratada. Veja abaixo:
O que pedir todo mês
- Cópia de folha de pagamento, para analisar se a empresa vem pagando tudo corretamente;
- Comprovantes, recibos, cópia de guias de pagamento do INSS, FGTS e demais encargos.
Uma boa dica é o condomínio pagar as faturas somente se forem apresentados os comprovantes acima. Inclusive, isso pode estar especificado em contrato.
Quando começar a haver atrasos e falta de pagamentos, esse é um sinal claro de que a saúde financeira da empresa não vai bem. É o momento de trocar de fornecedor.
O que pedir esporadicamente
- A cada três meses, um atestado do INSS e FGTS com a comprovação dos pagamentos trabalhistas dos funcionários;
- Certidões Negativas de Débitos Municipais, Estaduais e Federais, especialmente as expedidas pelo INSS;
- Ficha cadastral e antecedentes criminais, em caso de novos funcionários alocados no condomínio;
- Informações sobre a situação da empresa contratada junto às entidades de classe.
Acompanhamento de rotina
- Pergunte aos funcionários se estão sendo pagos corretamente, com tudo o que têm direito;
- Fique de olho no tempo que os funcionários permanecem na empresa;
- Acompanhe se está tudo correto com os materiais de trabalho e com a equipe que dá o direcionamento na execução dos serviços;
- Questione a troca muito frequente de funcionários, principalmente na portaria.
