Com a chegada do início de ano no condomínio, vem a necessidade de se organizar para identificar as principais demandas e priorizar cada uma delas. Para conseguir realizá-las, é necessário planejamento e estratégia. E se essa regra se aplica a vida pessoal, ela é ainda mais eficiente no campo profissional, especialmente quando se trata da organização do condomínio.
Como bom síndico que sabemos que é, com certeza você sabe o quão importante é realizar um planejamento eficaz, que seja bem estruturado e que dite as ferramentas necessárias para o bom funcionamento do condomínio durante todo o ano. Esse mesmo material muitas vezes é apresentado em assembleias para os condôminos.
Mas você sabe realizar esse planejamento de forma assertiva?
Quando existe o planejamento anual fica mais fácil cumprir com os compromissos financeiros, além de garantir que o caixa tenha dinheiro para possíveis imprevistos.
Quer saber como fazer isso? Leia o artigo que preparamos até o final e descubra.
Qual a importância de realizar um planejamento anual para o condomínio?
O planejamento anual será o responsável por garantir o equilíbrio financeiro do condomínio. Mas esse não é o único motivo pela qual a organização deve ser feita, além dele podemos citar:
- Previsibilidade e resolução, precavendo conflitos;
- Alinhamento entre as finanças e as metas traçadas;
- Conformidade com a Lei;
- Transparência sobre o que está sendo realizado no condomínio;
- Melhor relacionamento com os moradores;
- Valorização do patrimônio;
Com tantos benefícios, é impossível deixar esta tarefa de lado. Mas, como realizar seu planejamento anual?
Como fazer um planejamento anual para o condomínio?
Antes de definir quais serão as próximas metas e objetivos, é interessante olhar para trás, observar os principais gastos e avaliar qual é a recorrência deles, isso auxilia na hora de definir quando será necessário gastar novamente.
Além das despesas fixas, demais gastos também precisam ser levados em consideração. Manutenções, pequenas reformas, obras necessárias, gastos de emergência e até mesmo a inadimplência precisam entrar na conta.
1 – Estabeleça quais são as metas e objetivos do ano
Para definir as metas do ano, use como base as demandas que o condomínio já apresenta e projetos que já foram aprovados para execução. A partir daí, faça uma divisão entre quais iniciativas devem ser realizadas a curto, médio e longo prazo.
Curto prazo: identifique quais são os problemas menores de manutenção, como a troca de uma lâmpada ou a manutenção da piscina. Estes serviços usualmente são mais práticos de serem executados e o resultado é imediato;
Médio prazo: pense e localize as manutenções anuais, como dedetização do prédio, limpeza das caixas d’água ou revisão do sistema elétrico;
Longo prazo: neste caso, identifique quais são as demandas que precisam ser feitas no futuro, porém não tão longe. Bons exemplos são reforma da área externa, pinturas ou manutenção da área de lazer.
2 – Realize o planejamento financeiro
Agora que você entendeu quais são as principais necessidades e quando deve fazê-las, é necessário garantir que tenha dinheiro para as execuções. Para isso, veja qual é o saldo em caixa, além de levantar quais são os gastos previstos e a inadimplência presente.
Adicione também o valor das despesas futuras. Desta forma, você consegue identificar quanto será necessário para sua execução, e assim, adicionar o valor no planejamento financeiro.
Desta forma, é possível realizar um controle financeiro detalhado, antecipar gastos e despesas, garantindo assim os investimentos no condomínio.
3 – Início de ano no condomínio: os três primeiros meses são prioridade
Por ter uma rotina corrida e cheia de imprevistos, é muito comum que o cotidiano do condomínio consista apenas em “apagar incêndios” fazendo com que o planejamento e verba para a execução do que já foi planejado fique cada vez mais deixado de lado.
Os três primeiros meses do ano são fundamentais para garantir que estes possíveis imprevistos não prejudiquem o planejamento e que ele seja bem executado durante todo o ano.
Além disso, nos primeiros meses do ano a gestão condominial, apesar de aparentar ser um momento mais tranquilo, pode ser mais trabalhosa, por conta de questões atípicas que podem aparecer e devem ser levadas em consideração.
Na hora de realizar o seu planejamento, lembre-se de considerar questões trabalhistas, como férias e folgas de funcionários, feriados e até mesmo processos de capacitação e questões legais.
4 – Identifique e busque solucionar a inadimplência
Altos índices de inadimplência torna a gestão financeira do condomínio um desafio ainda maior para os síndicos, especialmente para aqueles que realizam a cobrança direta aos condôminos. Além do desgaste, o débito prejudica diretamente o caixa condominial, e consequentemente, afeta o planejamento e execução das atividades.
A boa notícia é que essa realidade pode ser mudada, através do Seguro Receita Condominial. Juntamente com o BTG Seguros, a LLZ garante o faturamento mensal através do Seguro Receita Condominial. Além disso, a empresa passa a realizar o acompanhamento da inadimplência, ou seja, o síndico não precisa se ocupar realizando serviço de cobrança e pode direcionar seu trabalho para outras áreas.
Como garantir que o planejamento está sendo seguido e como analisar o seu resultado?
Ao ter um bom planejamento, com todas as ações sendo executadas da melhor forma nos primeiros meses, o mesmo acontecerá durante o resto do ano. Mas isso não significa que as atividades devem correr soltas, pelo contrário. O controle e fiscalização deve ocorrer em todos os momentos.
Tão importante quanto realizar um bom planejamento, é fundamental acompanhar de perto sua execução, sem esquecer de medir os resultados. Com o passar do tempo, identifique se algo ficou sem executar e entenda o porquê, ou qualquer outra alteração que possa ter passado despercebido. Além disso, não deixe de colher o feedback dos condôminos, afinal, além de serem os principais interessados, eles podem contribuir com sugestões, críticas e elogios.
A identificação dos resultados e análises devem ser realizadas com o decorrer dos meses e não apenas no final do ano. Desta forma é possível identificar o que está dando certo ou corrigir algo que não anda muito bem. Além de ser um bom material para os próximos planejamentos.
Lembre-se, para o planejamento ser bem executado é necessário ter dinheiro em caixa
Realizar o planejamento anual é fundamental para o bom funcionamento do condomínio. No entanto, mais do que ter toda estratégia no papel, é necessário executá-la de forma assertiva. E a melhor forma de garantir a sua execução é tendo dinheiro em caixa. Sabemos que o financeiro é, inclusive, umas das pautas de organização anual, entretanto, ter o valor necessário é a garantia que as ações programadas serão realmente realizadas.
A boa notícia é que existem no mercado soluções para esta questão. A melhor delas é a LLZ Garantidora. Com mais de 10 anos de atuação no mercado, a LLZ garante a estabilidade financeira tão desejada. Assim, além de conseguir agir conforme o planejamento, atuando até com a previsibilidade das ações necessárias.
A LLZ além de ajudar com a questão da receita, oferece aos seus clientes empréstimos e financiamentos via BTG Pactual, para enriquecer o planejamento e tirar grandes melhorias do papel. Clientes LLZ contam com condições especiais para realizar os projetos do seu condomínio.
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