Administrar o problema de barulho depois do horário permitido, do carro que invadiu a vaga do vizinho, da sujeira que os moradores deixaram na área comum. O síndico é a figura que todos procuram diante de questões corriqueiras, mas sua função é bem maior do que essa.
Além de cuidar do bem-estar dos condôminos e da boa convivência entre todos, ele representa formalmente o condomínio e precisa garantir que as regras estabelecidas sejam cumpridas, as despesas administradas, o planejamento financeiro elaborado, os funcionários contratados.
Por ter que unir tantas habilidades técnicas e comportamentais – com dose extra de jogo de cintura, a escolha do síndico exige muita consciência e cuidado.
Principais funções, deveres e responsabilidades
Todo condomínio precisa de um síndico, como previsto no Código Civil Art. 1.347, e suas obrigações estão definidas na Lei 10.406/2002.
Por ser eleito como representante legal, ele defende os interesses dos moradores diante de qualquer processo (judicial ou não), zelando pelo patrimônio e garantindo a segurança e qualidade de vida de todos.
A sua atuação ou omissão pode levá-lo a ser responsabilizado pelo prejuízo causado ao condomínio e seus moradores, assumindo compromisso civil e criminal.
Quer conhecer algumas dessas obrigações?
Fiscalizar os pagamentos e prestar contas
O síndico é responsável por acompanhar e prestar contas.
Isso inclui impedir que a inadimplência deixe o condomínio no vermelho e ser transparente em sua gestão financeira, sendo necessário demonstrar toda a movimentação de dinheiro e os respectivos comprovantes.
Ainda que ele possa buscar uma administradora para cuidar da cobrança, o que pode até evitar desconforto na sua relação com os moradores, isso não transfere a sua responsabilidade legal.
A prestação de contas é obrigatória e, caso não seja feita, o síndico pode ser destituído.
Garantir a segurança coletiva
É também uma responsabilidade do síndico oferecer um local seguro aos moradores.
O primeiro passo para isso é organizar para que todas as manutenções sejam feitas dentro do prazo necessário, garantindo que os serviços essenciais continuem funcionando em sua melhor forma. Além disso, áreas malconservadas representam um risco em potencial e podem causar acidentes.
Outros pontos que passam pelo administrador dizem respeito à dinâmica de segurança no prédio, como definir horário de chegada e saída dos prestadores de serviços, exigir que estejam devidamente identificados e sua entrada previamente autorizada, não transmitir e nem deixar que vazem informações pessoais dos moradores e cuidar para que os colaboradores estejam bem treinados para qualquer situação de perigo.
Por último, é dever do síndico garantir a contratação do seguro condominial, essencial para a proteção do empreendimento.
Organizar as assembleias e colocar em prática as determinações
Fica a cargo do síndico realizar reuniões deliberativas e informativas, sendo necessário ao menos uma assembleia por ano. Ele deve convocá-las, organizar a pauta de discussões, presidir esses papos, incentivar a participação de todos os condôminos e registrar a ata.
Além disso, é de sua responsabilidade cumprir as determinações definidas nesses encontros, assim como em convenções e regimento interno.
É necessário ainda que ele aja com imparcialidade nas decisões de conflitos, que aplique multas e advertências quando preciso e informe a todos qualquer problema que coloque em risco a integridade física, financeira ou jurídica.
Cuidar da documentação
O síndico precisa armazenar de forma organizada as documentações do condomínio e deixar disponíveis para serem acessadas a qualquer momento. Isso inclui comprovantes de pagamentos, como luz, água, tributos e taxas, e também de serviços de manutenção, orçamentos, contratos, licenças, seguros, AVCB.
Essa prática é pré-requisito para a boa gestão e uma forma de demonstrar transparência, mas é também uma exigência da lei – a falta de comprovantes pode gerar possíveis penalizações pela Receita Federal.
Os condôminos têm o direito de consultar toda a documentação referente ao condomínio, mas isso deve ser feito sob supervisão do síndico, idealmente em local e horário pré-determinado.
Outros materiais importantes para guardar:
Regimento interno e convenção do condomínio: precisam estar acessíveis, em especial para dar ciência aos novos moradores. Deve-se armazenar por tempo indeterminado, tanto os atuais quanto as antigas versões e, para garantir a máxima segurança e integridade desses documentos, o ideal é que sejam microfilmados em cartório.
Atas das assembleias: a preservação da integridade desse documento deve ser uma prioridade para o síndico, já que qualquer mudança em seu conteúdo precisará passar novamente por votação dos condôminos em assembleia. O prazo de guarda desses documentos é por tempo indeterminado.
Alguns pontos de atenção nesse processo:
– Manter o local onde ficam os documentos trancado, para evitar vandalismo ou subtração dos papéis;
– Apenas síndico e zelador devem ter acesso à chave da sala;
– Para garantir que nada se perca ou deteriore com o tempo, é preferível fazer a digitalização dos documentos;
– Eles também podem ser criptografados em um servidor mantido em local físico com segurança e backup.
Colocar em prática as reformas
Ainda que seja considerado o porta-voz do condomínio, o síndico não pode sair fazendo o que bem entende com o imóvel. No caso de obras, cada tipo exige uma ação, de acordo com a legislação:
– Obras necessárias ou urgentes: focam em conservar o imóvel e só precisam ser aprovadas em assembleia se os gastos forem elevados. Exemplos: retoque da pintura da fachada, modernização do sistema de elevadores;
– Obras úteis: buscam melhorar a qualidade de vida dos moradores e só podem ir adiante com os votos da maioria em assembleia. Exemplos: implantação de medidas para individualização da água, instalação de sistema de segurança;
– Obras voluptuárias: são as reformas voltadas para o “embelezamento” do condomínio e lazer dos moradores. Só podem ser realizadas com aprovação por dois terços dos condôminos. Exemplos: reformas estéticas no salão de festas, contratação de um projeto de paisagismo.
Alguns pontos de atenção nesse processo:
– O síndico precisa pesquisar bem a prestadora de serviço antes de fechar negócio;
– Importante pedir garantias e indicações;
– Ao contratá-la, conferir se ela tem registro nos órgãos regionais responsáveis;
– É bom exigir que ela possua seguro contra acidentes e seguro de vida para os funcionários;
– O síndico tem o papel de fiscalizar as obras, assegurando que sejam cumpridas as normas estabelecidas e não comprometam a estrutura e a segurança do edifício.
Com relação a obras dentro do apartamento, o síndico tem o dever de fornecer orientações claras sobre os procedimentos a serem seguidos, estando disponível para esclarecer dúvidas dos moradores. Uma comunicação transparente e acessível contribui para que todos compreendam suas responsabilidades.
Além disso, o síndico pode disponibilizar recursos adicionais, como manuais ou guias informativos, que detalham os passos a serem seguidos durante uma reforma e forneçam informações sobre as documentações necessárias, como a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART) ou Registro de Responsabilidade Técnica (RRT).
E quem fiscaliza o trabalho do síndico?
Com tantas responsabilidades, o trabalho do síndico precisa ser fiscalizado.
Isso geralmente é feito pelo conselho fiscal do condomínio, um grupo eleito em assembleia, composto por três ou mais moradores. Eles precisam verificar se as ações do síndico estão alinhadas com as leis, com a convenção do condomínio e com as decisões das assembleias, mantendo a gestão transparente e ética.
Além disso, os próprios moradores, através de sua participação ativa nas reuniões, também contribuem para essa fiscalização.
